Vous envoyez des courriels dans le cadre de votre travail à des clients et contacts professionnels ou faites de la publicité par infolettre ou messages textes? Vous devez savoir qu'il y a une loi à appliquer.

La Loi C-28, qui a été votée le 15 décembre 2010, entre en vigueur le 1er juillet 2014.

Cette nouvelle loi vise l'élimination des pourriels et aura un impact sur votre façon de communiquer avec vos contacts et clients.

Qui est touché par cette loi? Quoi faire pour s'y conformer? En quoi consiste-t-elle?

On répond à toutes ces questions, le plus simplement possible, ici.

La loi anti-pourriel C-28

En interdisant les messages électroniques non sollicitées, cette nouvelle loi veut éliminer les pourriels, tout en permettant le marketing électronique.

Par messages électroniques, on entend les courriels, messages textes sur cellulaires et les messages sur les réseaux sociaux.

Pour envoyer un message électronique commercial, il faudra désormais:

1) Que le destinataire consent, implicitement ou explicitement, à recevoir ce message.

2) Indiquer clairement dans le message les informations suivantes:

- la façon dont vous avez obtenu le consentement de la personne

- l'utilisation que vous ferez des renseignements personnels de la personne

- votre identité (ou celle de la personne au nom de qui vous envoyez le message

- une façon claire de vous rejoindre (valide pendant au moins 60 jours après que le message soit transmis).

3) Présenter dans le message une façon gratuite de ne plus recevoir de message (adresse électronique ou lien vers une page Web), donc de mettre fin au consentement. Vous devez répondre à la demande de cette personne dans un délai de 10 jours ouvrables, sans que celle-ci ait besoin d'intervenir à nouveau.

4) Indiquer clairement dans vos politiques sur la protection de la vie privée l'utilisation que vous ferez des renseignements personnels de la personne qui a consenti.

L'outil parmail fait ça pour vous! Il suffit de bien mettre la politique de vie privée sur votre site.

L'ABC de parmail

Ajouter une politique sur la vie privée à votre site

À qui s'adresse la loi?

Toute personne ou entreprise qui envoie des messages électroniques de façon commerciale, doit s'y conformer.

Définition d'activité commerciale

«Tout acte isolé ou activité régulière qui revêt un caractère commercial, que la personne qui l'accomplit le fasse ou non dans le but de réaliser un profit, à l'exception de tout acte ou activité accomplis à des fins d'observation de la loi, de sécurité publique, de protection du Canada, de conduite des affaires internationales ou de défense du Canada.» (Extrait de la LOI C-28).

Conséquences

Les sanctions peuvent aller de 200$ par infraction jusqu'à 10 millions de dollars!

Quelqu'un qui juge avoir reçu une communication non conforme à la Loi C-28 a trois ans pour déposer sa plainte, à partir du moment où il a reçu le message en question.

Pour se défendre, l'envoyeur doit prouver qu'il a respecté la loi. C'est pourquoi il est important de conserver ses historiques de communications. Le service parmail de votresite.ca le fait pour vous!

Le consentement

Comme il faudra désormais avoir le consentement de la personne avant de lui envoyer un message à caractère commercial, voici les deux types de consentement que vous pouvez obtenir et ce qu'ils impliquent.

Consentement explicite

On parle de consentement explicite lorsqu'une personne donne clairement son autorisation à recevoir des messages. Cela peut avoir lieu lorsqu'une personne s'abonne, s'inscrit ou fait une demande pour recevoir des messages. Il faut que les termes de l'abonnement, l'inscription ou la demande soient clairement énoncés pour que le consentement explicite soit valide. Mettez le contenu légal sur votre site.

Consentement implicite

Lorsqu'il y a une relation d'affaires existante, c'est un consentement implicite. Vous avez donc le droit de communiquer avec cette personne. On parle aussi de consentement implicite si on envoie un message pertinent pour une personne qui a mis en vue ses informations (sur le Web, sur sa carte d'affaires, etc.) pour la rejoindre sans mention qu'elle ne désire pas recevoir de messages.

Les délais d'un consentement implicite

Il y a divers délais à respecter pour envoyer un message à quelqu'un tout en se conformant à la Loi C-28 et il est beaucoup question du type de relation.

- Lorsqu'il y a abonnement volontaire, il n'y a pas d'expiration et vous pouvez communiquer avec la personne jusqu'à ce que celle-ci se désabonne.

- Pour une relation d'affaire où il y a eu échange d'argent, vous avez deux ans pour la joindre à partir de la date de la transaction. S'il n'y a pas eu échange d'argent, donc seulement une demande d'information, le délai passe à six mois.

- Si une personne vous a personnellement approchés, en vous donnant sa carte d'affaires par exemple, vous avez six mois pour la joindre légalement.

- Pour une relation privée (associations, fondations, clubs, partis), le délai est de deux ans après la fin de l'adhésion ou de la dernière contribution.

Les communications exclues de la loi C-28 (celles que vous pouvez faire en tout temps)

- Une réponse à une demande de renseignements

- Les confirmations d'une opération ou transaction (ou autres communications qui complètent une opération comme les informations sur les garanties et les mises à jour d'un produit)

- Des messages informatifs factuels à propos d'un produit ou service acquis

- Des messages aux employés ou aux personnes d'un régime de pension

- Des messages envoyés à une personne avec qui on a des liens familiaux ou personnels

- Des messages à une personne qui exerce des activités commerciales à qui on veut demander des renseignements sur ses activités

L'importance d'une politique de confidentialité

Comme l'indique la loi anti-pourriel, vous devez inclure dans la politique de confidentialité de votre site des explications au sujet de l'utilisation que vous ferez des renseignements personnels des personnes vous ayant autorisés à communiquer avec eux par courriel.

Ceci est valable pour ceux ayant un site Web, mais également une boutique en ligne, un système de réservation ou un blogue.

Cette politique est comparable à un contrat pour informer les visiteurs de l'utilisation que vous ferez, ou pas, de leurs renseignements, tant au point de vue de leur navigation (cookies) que des données personnelles (nom, adresse, courriel, etc.).

Ce contrat doit évidemment être personnalisé et bien qu'on ne puisse pas copier la politique d'un autre site, il existe des outils qui génèrent votre politique en fonction des infos que vous indiquez. Vous pouvez y accéder à partir du lien suivant:

Plus d'infos sur la politique de confidentialité

Par contre, si votre site est relativement important et que par exemple vous y faites de transactions monétaires, rien de mieux que de contacter un avocat pour être certain d'être en règle.

Quelques conseils

Pour vous préparer à l'arrivée prochaine de la loi, voici quelques-unes des actions à faire pour vous assurer d'être conforme:

• Faites le ménage de votre liste de contacts! Invitez ceux qui peuvent poser problème à consentir à ce que vous leur envoyez des communications et supprimez leurs noms s'ils refusent.

• Installez un système qui vous informera lorsqu'un délai pour contacter quelqu'un sera dépassé.

• Assurez-vous d'inclure toutes les informations obligatoires dans vos communications:

- la façon dont vous avez obtenu le consentement de la personne;

- votre identité (ou celle de l'entreprise au nom de laquelle vous envoyez le message);

- une façon claire de vous rejoindre (valide pendant au moins 60 jours après que le message soit transmis);

- une façon de se désabonner.

• Conservez à partir de maintenant tous les historiques (communications et consentement) des personnes avec qui vous communiquez. Il est conseillé de préserver les historiques d'achat de 24 mois précédant un envoi et les trois années suivant un envoi.

Informez-vous davantage

Nous vous recommandons fortement de prendre connaissance de l'intégralité du texte de loi pour appliquer les mesures qu'elle prévoit.

Site officiel de la Loi canadienne anti-pourriel

Texte complet de la Loi canadienne anti-pourriel

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) a publié une vidéo qui fournit des renseignements détaillés sur les règles et l'application de la Loi C-28:

Séance d'information sur la Loi canadienne anti-pourriel

Me Benoît Trotier, LL.M. est avocat au cabinet Jolicoeur Lacasse

Les réseaux sociaux sont une occasion de promouvoir votre entreprise. Par ailleurs, par la force de leur effet viral, il faut éviter d'être en violation avec la Loi C-28.

Si un internaute clique sur un « J'aime » de votre page et le publie sur son mur personnel, ni vous ni lui n'enfreignez la loi.

Si l'internaute utilise la fonction courriel pour diffuser votre message, il pourrait y avoir violation à la loi par sa diffusion vers une adresse électronique.

Si vous organisez un concours en utilisant les réseaux sociaux, soyez vigilant. Un internaute qui retransmettrait votre message à un trop grand nombre de contacts pourrait vous mettre à risque et vous associer à un envoi pourriel.

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