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Comment constituer et gérer vos bases de données de contacts

Voici quelques idées pour collecter des adresses courriel et créer une base de données interne.

  • Utiliser le formulaire d'abonnement proposé dans parmail
  • Intégrez-le à votre site Web en proposant un exemple d'infolettre et en expliquant ce que l'on retrouve dans vos infolettres.
  • Exprimez-vous de façon à créer un sentiment d'exclusivité si le visiteur s'abonne.
  • Essayez de récupérer quelques renseignements de base (prénom, nom, courriel) lors de l'inscription. Vous pourrez ainsi personnaliser vos courriels.
  • Il est préférable de mettre votre inscription à l'infolettre en haut complètement en y attirant l'œil d'une manière quelconque. Par exemple une couleur différente, une typographie plus grosse ou un concept graphique qui détonne.
  • Faites mention également que cette inscription est totalement gratuite.

 

Une gratuité ou une promotion

Attirez de nouveaux abonnés en leur offrant une gratuité ou une promotion. Par exemple: «Inscrivez-vous à notre infolettre et obtenez la livraison gratuite».

Cette inscription donnera donc de la valeur à votre offre et l'utilisateur désirera davantage s'y inscrire.

Si cette personne est déjà en processus d'achat, cette mention pourrait faciliter la fermeture de vente.

C'est également une façon intelligente de faire de la promotion de votre outil d'infolettre sur les réseaux sociaux.

 

Fouiller dans votre carnet de contacts

Commencez par analyser votre réseau professionnel en consultant vos carnets d'adresses et cartes professionnelles que vous avez recueillies au fil du temps.

Essayez d'identifier quelles personnes sont les plus susceptibles d'adhérer à votre offre et assurez-vous d'avoir leur autorisation pour les ajouter à votre liste de diffusion.

Utiliser votre environnement

Prenez l'habitude, lorsque vous rencontrez un client ou un contact d'affaires (dans un point de vente, un 5 à 7, durant une visite de clients...) de lui demander sa carte professionnelle et son autorisation à l'ajouter à vos listes de contacts pour l'envoi de vos infolettres.


Former votre personnel

Pour recueillir les adresses courriel des clients en respectant la loi.

Activer l'intégration des boutons de partage de réseaux sociaux

Utilisez les boutons proposés dans parmail (transmettre à un ami, partager sur Facebook, publier sur Twitter) lors d'un envoi d'infolettre. Favoriser l'aspect viral!

Inclure un lien d'inscription dans vos messages électroniques

Pour inciter les destinataires à rejoindre vos autres infolettres.

Organiser des jeux sous forme de concours

Profitez-en pour offrir de s'abonner à votre infolettre.

Établissez un lien de confiance

  • Ayez une politique de confidentialité sur votre site et un lien vers celle-ci pour rassurer le destinataire sur l'utilisation de ses données.
  • Faites un message de bienvenue suite à l'inscription. Vous pouvez faire aussi un cadeau de bienvenue, une offre promotionnelle, etc.
  • Profitez de l'occasion également dans le message de bienvenue de demander à votre destinataire de vous intégrer dans son carnet d'adresses.

 

Règles d'or lors de la demande de permission

  • Ne jamais envoyer d'infolettre à un utilisateur potentiel sans son accord.
  • La permission a été accordée sous certaines préférences (fréquences, politique vis-à-vis des tiers...). Ne transgressez pas ces souhaits.
  • Faites en sorte de maintenir la permission. Entretenez des relations régulières avec vos contacts. Une liste non utilisée pendant 6 mois est une liste qui est peut-être à revoir.

 

Faites la preuve d'un accord de permission

  • Prouvez à tout moment comment vous avez obtenu le consentement. (Ex : incluez une ligne «Vous recevez ce courriel car vous vous êtes abonnés à notre liste de diffusion» au bas de votre infolettre, près du lien de désinscription.
  • Intégrez dans vos bases de données l'origine du consentement (date et moyen).
  • Si vous faites la demande de consentement par téléphone, utilisez le double opt in pour avoir une preuve légale en envoyant un courriel de confirmation.

 

Le maintien et l'enrichissement de la base de données

Voici quelques points essentiels pour maintenir et enrichir votre liste de contacts.

  • Faites vivre votre liste. Choisissez la bonne fréquence d'envoi.
  • Au bout de 6 mois d'inactivité, le destinataire a probablement oublié son inscription en toute bonne foi. Il se peut qu'il vous déclare comme spammeur. Il serait alors préférable de redemander une nouvelle permission.
  • Ayez une politique de désinscription claire et facile. On ne doit pas garder un contact contre son gré.
  • Mettez à jour votre base de données. Si les courriels n'existent plus, faites-en sorte de les supprimer. Si les données changent, modifiez-les. Si les courriels n'aboutissent plus au bout de 3 fois, supprimez-les.
  • Analyser vos campagnes.

*Important: l'entretien de votre base de données est essentiel afin d'accroître votre taux de courriels ouverts.


La segmentation de la base de données

Vous n'avez peut-être pas le même message à donner à tout le monde, il est donc intéressant de segmenter sa base pour rendre votre offre unique, pour répondre à des besoins spécifiques.

Créez plusieurs types de bases de données: clients, fournisseurs, contact d'affaires, prospects, etc. Cela vous permettra de monter des bases plus segmentées et précises. Par exemple, vous pourriez envoyer une promotion spéciale aux inscrits « prospects » et une différente à la liste « fournisseurs ».

On peut même utiliser des champs personnalisés pour aider à construire un message très ciblé. On vous montre comment faire plus loin dans ce document.

Important: si vous envoyez une infolettre et que les destinataires la marquent comme indésirable, ce n'est pas seulement vos courriels qui risquent d'être bloqués, mais votre nom de domaine et toutes les communications qui en découlent, et ce auprès de tous les utilisateurs de ce service de messagerie!

Cette situation est beaucoup plus grave que de simples désabonnements, car vous devrez entamer plusieurs démarches pour prouver que vous n'êtes pas un spammeur auprès des fournisseurs de service.

Évitez de vous mettre dans une telle situation et envoyez des infolettres en respectant les règles d'or et en utilisant des listes de contacts pertinentes!

Nettoyage de votre base de données


Pensez à nettoyer vos bases de données (listes de contacts). Avec un taux important de non aboutis, vous risquez que votre infolettre soit associée au pourriel (les spammeurs peuvent avoir des taux de plus de 50% de non aboutis.).

C'est votre fournisseur de service Internet qui juge quel taux est acceptable ou non. Si le taux est trop élevé, il peut suspendre le routage.

Il y a deux catégories de non aboutis:

  • Les «hard bounces»: erreurs fatales. Le domaine ou le destinataire n'existe plus.
  • Les «soft bounces»: erreurs temporaires. Boite pleine, courriels bloqués, transmission interrompue.


* Pour savoir comment voir la liste de courriels non-livrés, rendez-vous dans la partie 12.3.3: Statistiques détaillées > Non-livrées du Guide de l'outil d'infolettres parmail.

Comment nettoyer la base avant chaque nouvel envoi?

  • Supprimez les «hard bounce» de la campagne précédente.
  • Supprimez le courriel lorsqu'il y a trois ou quatre «soft bounces» successifs dans une période de un à deux mois.
  • Si sur un même domaine vous avez tous les courriels en non-aboutis, c'est probablement que ce domaine vous a mis en liste noire (blacklist).


Quoi faire en cas de «blacklisting»?


Si vous utilisez une adresse courriel liée à votre nom de domaine et que vous avez effectué la validation du domaine de courriel il y a peu de chance que vos envois soient classés comme pourriels.

Par contre, si vous utilisez une adresse Hotmail, Gmail, Yahoo, etc. Les risques d'être perçu comme spammeur sont plus importants.

Si vous remarqué que beaucoup de courriel se retrouve dans la section Pourriels des statistiques de votre campagne, il est possible que ce soit parce qu'un fournisseur a placé votre adresse dans sa liste noire (blacklist).

Si vous êtes dans cette situation, communiquez avec le service client votresite.ca en expliquant le problème.


La gestion des désinscriptions


La gestion des désinscriptions se fait automatiquement avec parmail. Elle est instantanée et confirmée par courriel dès qu'un contact se désabonne lui-même de la liste.

Un taux de désinscription supérieur à 2% doit être étudié avec attention! Fixez-vous un taux < à 1% mais, surtout, attardez-vous aux variations pour cibler les infolettres qui ont moins bien réussies et corriger le tir.


Principales causes des désinscriptions:

  • Fréquence d'envoi non adéquate (trop rapprochées ou espacées)
  • Contenu pauvre
  • Contenu non pertinent
  • Mauvaise lisibilité
  • L'abonné change d'idée

 

*Le Guide de l'outil d'infolettre parmail réunit tous les modes d'emplois pour utiliser les fonctionnalités de parmail. Consultez-le pour apprendre comment utiliser et gérer vos campagnes infolettre.

Consulter le Guide de l'outil d'infolettre parmail sur Internet (html) 
Télécharger le Guide de l'outil d'infolettre parmail (pdf)
Formation vidéo Apprendre à créer et gérer vos infolettres animée par François Charron

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